Was ist Terminologie eigentlich?
Bei Terminologie handelt es sich, vereinfacht gesagt um eine Sammlung von Fachbegriffen, die im Unternehmen festgelegt werden. Diese Sammlung stellt sicher, dass beispielsweise alle Personen im Unternehmen denselben Begriff konsistent für ein bestimmtes Produkt verwenden.
Wie unterschiedlich kann ein FRC-30 in einem Unternehmen bezeichnet werden?
Erfahrungsgemäß benennen leider verschiedene Abteilungen Dinge unterschiedlich, obwohl sie dasselbe meinen. Dies führt spätestens bei der Übersetzung, aber auch bei internen Gesprächen und – am schlimmsten – bei den Kund:innen zu Verwirrung. Terminologiearbeit legt die effiziente Basis, um intern und extern dauerhaft einheitlich zu kommunizieren, was in Zeiten des Content Marketings ungemein wichtig ist.
So geht Terminologiemanagement im Unternehmen
Mithilfe von Terminologiemanagement legen Unternehmen die wichtigsten Begriffe fest und speichern sie für die zukünftige Verwendung in einer speziellen Datenbank. Fachleute sprechen hier dann von Termini bzw. der Termbank.
In der Termbank werden die Definitionen des jeweiligen Begriffs gespeichert. Und dort wird auch hinterlegt, ob der Begriff beim Schreiben oder in der Übersetzung verwendet werden soll oder ob der Begriff vielleicht sogar verboten ist und auf keinen Fall benutzt werden darf. Dadurch vermeidest du Verwechslungsgefahr und Probleme, die durch ungenaue Benennungen entstehen können. Für diese Aufgaben stehen moderne Terminologieverwaltungs-Systeme zur Verfügung, die Terminologiearbeit wesentlich erleichtern.
In einer Termbank werden Begriffe und ihre Verwendung definiert.
Warum Terminologiemanagement? Die Vorteile kurz erklärt.
Professionelles Terminologiemanagement birgt zahlreiche Vorteile für Unternehmen: Einerseits kannst du die Kommunikation mit Kund:innen und Geschäftspartner:innen klar und konsistent gestalten. Andererseits sorgst du für mehr Effizienz in internen Arbeitsprozessen.
Konkret profitierst du von
- eindeutigen Benennungen
- vereinfachter Texterstellung
- schnellerer Time-to-Market
- reduziertem Aufwand bei der Recherche und der Übersetzung und damit
- geringeren Kosten und schnellerer Abwicklung
- der Stärkung der Markenbotschaft
- konsistenter Corporate Language
Wie beginnt man mit Terminologiemanagement?
Bewusst oder unbewusst: Terminologie gibt es in jedem Unternehmen. Ein wichtiger Schritt ist daher, sich mit der Unternehmensterminologie systematisch auseinanderzusetzen, indem Begriffe gesammelt, analysiert, strukturiert und definiert werden. Wenn du mit Terminologieverwaltung in Ihrem Unternehmen anfangen möchtest, so gibt es bestimmte Phasen, die du berücksichtigen sollst:
Schritt 1: Termextraktion
Oft beginnt Terminologiearbeit mit einer Termextraktion. Dabei werden Fachbegriffe z.B. aus der Technischen Dokumentation der Produkte extrahiert. Dies kann händisch erfolgen oder mithilfe von Software. In der Praxis heißt das, dass zunächst aus einem vorhandenen Text Begriffe herausgefiltert werden, die potentiell als Termini in Frage kommen. Diese werden dann im nächsten Schritt überprüft und entsprechend bearbeitet.
Schritt 2: Terminologie-Team nominieren
Diese Begriffe müssen allerdings noch fachlich eingeschätzt und sprachlich analysiert werden. Sollte es (noch) kein Terminologie-Team im Unternehmen geben, empfehlen wir die Zusammenarbeit mit Fachleuten, die wissen, worauf sie achten müssen und welche Termini und Definitionen es tatsächlich für ein erfolgreiches Terminologiemanagement braucht.
Schritt 3: Workflow festlegen
Im nächsten Schritt ist es wichtig, Regeln und einen Terminologie-Leitfaden sowie Workflows festzulegen, die z.B. auch die Übersetzung der Fachtermini oder die Überprüfung der Terminologie umfasst. Im Rahmen der Workflows ist es wichtig verschiedene Rollen wie z.B. Freigebende zu definieren, damit klar wird, wem welche Aufgabe zuteilwird.
Beispiel eines Terminologie-Workflows
Schritt 4: Bewusstsein für Terminologie im Unternehmen schaffen
Nachdem eine Basis geschaffen wurde, sollte die Terminologie im besten Fall allen zur Verfügung stehen. Sie dient zum Beispiel auch der Technischen Dokumentation als Grundlage für die Erstellung oder Überarbeitung ihrer Texte.
Terminologie Quiz in Quickterm
Schritt 5: Terminologie pflegen und aktualisieren
Anschließend kann die Terminologie kontinuierlich erweitert werden. Dabei können Mitarbeitende während des Schreibprozesses Begrifflichkeiten sammeln und Termini vorschlagen, die dann überprüft und ebenfalls in die Datenbank aufgenommen werden können.
Ansicht der Terminologiedatenbank in Quickterm
Schritt 6: Format auswählen
Um diese Dinge abdecken zu können, braucht es neben verantwortlichen Personen einen Ort, an dem die Begrifflichkeiten zentral gespeichert werden. Das kann zwar auch mit einer Liste bzw. Tabelle funktionieren, hat aber meistens gravierende Nachteile.
So können beispielsweise bei der Verwaltung in einer Excel-Tabelle nicht alle Personen auf das Dokument zugreifen, Änderungen sind nicht für alle sichtbar, der Freigabeprozess ist viel zu träge und es kann nicht sichergestellt werden, dass alle Personen auch wirklich mit der aktuellen Version des Dokuments arbeiten. Daher empfehlen wir als einzig sinnvolle Lösung ein digitales System, also eine speziell dafür vorgesehene Software, mit deren Hilfe die Fachbegriffe verwaltet und abgerufen werden können.
Wann ist die Investition in ein Terminologiemanagement-System sinnvoll?
Hast du Schwierigkeiten den “richtigen” Begriff bei der Erstellung von Texten zu recherchieren? Weißt du nicht in welcher Liste du nach den aktuellsten Begriffen suchen müsst? Oder kämpfst du damit, dass in deinem Team unterschiedliche Begriffe für dasselbe Produkt verwendet werden? Wenn du auch nur eine dieser Fragen mit “ja” beantworten kannst, ist eine Investition in ein Terminologiemanagement-System sinnvoll.
Auch wenn es einen initialen Aufwand bedeutet, spart Terminologiemanagement mittel- bis langfristig Zeit und Geld. Denn die Suche nach dem richtigen Begriff und nachträgliche Änderungen, die durch das Fehlen von ordentlich verwalteter Terminologie durchgeführt werden müssen, sind zeit- und kostenintensiv.
Mithilfe von Terminologie verwaltest du außerdem dein internes Wissen, daher ist die Investition in moderne Terminologiemanagement-Software auch gleichzeitig eine Investition in die Qualität deiner internen und externen Kommunikation. Dazu kommen noch die zunächst immateriellen Vorteile wie der konsistente Kommunikationsauftritt und die damit verbundene Stärkung des Markenkerns.
Welche Terminologiemanagement-Systeme gibt es?
Die Beantwortung dieser Frage erleichtert auch die Auswahl des passenden Terminologiemanagement-Systems. Wichtig ist, dass das System mehrsprachige Terminologie verwalten kann.
Wir bei Greatcontent arbeiten mit Quickterm. Die Software hat sich als Branchenstandard etabliert und wird von unserer Mutterfirma Kaleidoscope entwickelt. Diese Terminologiemanagement-Plattform ermöglicht es allen Mitarbeitenden, Terminologie abzurufen und korrekt zu verwenden. Quickterm managt auch Workflows und damit die gewünschten Abläufe. Dadurch erfolgen die Erstellung, Verwaltung und Überprüfung der korrekten Verwendung von Terminologie ganz nach den jeweiligen Unternehmensanforderungen.
Terminologiemanagement bei Greatcontent
Falls du Unterstützung bei der Erstellung oder Verwaltung deiner Terminologie brauchst, beraten wir dich gerne. Da wir wissen, dass das Thema Terminologiemanagement in vielen Unternehmen auch aufgrund von fehlender Zeit oder fehlender Ressourcen hintenangestellt wird, bieten wir die Verwaltung deiner Terminologie auch als Managed Service an. Wir verwalten deine Terminologie also für dich, nach deinen Wünschen und abgestimmt auf deine Freigabeprozesse.
